Nous avons été très satisfaits de la connaissance et du professionnalisme des experts de Matricis. Ils ont offert un support précieux pour le développement et la mise en œuvre d'une solution informatique utilisant AgilePoint et PowerBI. Cette solution permet à nos équipes de 11 pays différents d'accéder rapidement aux informations les plus pertinentes pour leur travail, ce qui augmente notre efficacité. L'équipe de Matricis a fait preuve de souplesse et de savoir-faire rigoureux tout au long de ce processus.

PIERRE-YVES CHARPENTIER
Chargé de programme - Suivi, évaluation, apprentissage
OXFAM Québec

Présentation du client

Oxfam-Québec, membre de la coordination Oxfam International, est une organisation non gouvernementale dont l’action vise à la sensibilisation de la population aux réalités des pays dits en développement et à l’aide au développement de ces derniers.

Problématique rencontrée par le client

Originalement, le système de production et d'exploitation de rapports SEA comprenait des formulaires Word pour la collecte d’informations et utilisait Excel pour la production de rapports ainsi que pour le suivi d’activités et d’indicateurs de gestion. La production de rapport requérait du travail manuel pour la consolidation de l’information et la réalisation des rapports de gestion requis à partir de l’information recueillie sur les formulaires Word.

Les résultats du projet visent l’amélioration des opérations, particulièrement en ce qui concerne les bénéfices attendus de la solution au niveau :

  • Des économies de travail;
  • Des accès à distance en ligne;
  • De la gestion structurée du contenu

Le système étant destiné à du personnel non spécialisé.

Solution proposée par Matricis

La solution proposée par Matricis intègre un moteur de gestion des processus informatisés (BPM) construit sur la plateforme technologique AgilePoint ainsi qu’une solution d’informatique décisionnelle reposant sur les technologies SQL Server et Power BI de Microsoft. L’ensemble de la solution est hébergé dans Microsoft Azure.

La plateforme BPM d’AgilePoint a permis, dans un environnement 100% Web, de construire des processus de travail simples et complexes répondant aux besoins spécifiques d’OXFAM Québec. La construction des formulaires et des processus s’effectue en déposant simplement les éléments nécessaires sur le canevas et de les configurer, sans aucune ligne de code. La simplicité de l’outil et l’accompagnement fourni par Matricis a permis à l’équipe d’Oxfam de s’approprier l’outil sans pour autant que les personnes impliquées ne possèdent ou n’aient à acquérir des connaissances techniques poussées.

Un serveur SQL permet de recueillir l’ensemble des données saisies dans les formulaires, le statut des processus dans lesquels ces formulaires sont soumis et toutes les informations relatives aux validations de ces informations. Ces informations sont exploitées dans des rapports construits à l’aide de Power BI Desktop et finalement exposées à l’aide de la plateforme en ligne de Power BI.

L’utilisation de Power BI a permis d’automatiser la production d’indicateurs et la distribution de ceux-ci aux intervenants d’Oxfam-Québec. Avec l’accompagnement de Matricis, les ressources d’Oxfam-Québec responsables de la production de ces rapports ont réussi à développer de manière autonome une grande partie des éléments d’information présents dans ces rapports.

Résultat observé

En informatisant de manière plus formelle ses processus et ses rapports liés au programme de suivi, d’évaluation et d’apprentissage, Oxfam-Québec a réussi à :

  • Mettre à la disposition de ses intervenants et partenaires une solution en ligne, accessible de tous les lieux d’activités d’Oxfam-Québec incluant outre-mer;
  • Profiter d’une solution infonuagique à déploiement rapide ne nécessitant pas d’infrastructures locale chez Oxfam-Québec;
  • Économiser des efforts considérables liés à la consolidation et à la production de rapports ainsi qu’à l’analyse, la validation et la diffusion de ceux-ci;
  • Permettre la conservation des données de manière structurée et facilement accessible, permettant la recherche et le classement par sujet, pays, programmes, projets et ressources et par année financière.

Technologies utilisées